Ar ôl cael caniatâd cynllunio a chymeradwyaeth SAB yn llwyddiannus, gellir cwblhau’r broses o brynu’r safle neu gaffael eiddo, a throi’r ystyriaeth i gaffael gwaith adeiladu. Bydd gan gynlluniau datblygu TDAG amrywiaeth o ymagweddau at y cyfnod adeiladu gan gynnwys hunan-adeiladu, hunan-orffen, cynlluniau ‘sweat equity’ neu waith wedi’i gontractio. Fodd bynnag, i raddau llai neu fwy bydd pob dynesiad yn gofyn i gontractwyr allanol wneud rhywfaint neu’r cyfan o’r gwaith adeiladu.

Wrth ddechrau meddwl am gaffael gwaith adeiladu a gwasanaethau contractwyr allanol, mae nifer o ffactorau i’w hystyried ynghylch dewis contractwyr, rheoli contractwyr, sut i adeiladu’r cartrefi newydd a’r math o gontract neu lwybr caffael i’w ddefnyddio. Gellir crynhoi’r ffactorau a’r ystyriaethau hyn fel a ganlyn:

• Gallu a hanes contractwyr
• Dealltwriaeth o TDAG
• Y gallu i wneud gwaith
• Rheoli Iechyd a Diogelwch
• Gwerth am arian
• Rhaglennu
• Rheoli ansawdd
• Sefyllfa a statws ariannol
• Polisïau a rheoliadau caffael
• Dulliau Adeiladu Modern a Gweithgynhyrchu Oddi ar y Safle
• Cyfraniad i gadwyni cyflenwi lleol
• Llwybrau caffael – Dylunio ac Adeiladu neu Draddodiadol

Mae llawer o’r ffactorau hyn wedi’u gosod yng nghyd-destun dyheadau ac agweddau’r cleient tuag at risg, sicrwydd cost, rheolaeth dros ddatblygu dyluniad a sicrhau bod hanfod cysyniad y cynllun a’r cynigion yn parhau o ran rheoli ansawdd.

Yn y rhan fwyaf o achosion, wrth gaffael gwaith bydd angen i’r gwaith adeiladu fod yn destun rhyw fath o broses dendro ac ymarfer. Mae hyn yn debygol o fod yn ofynnol gan gyllidwyr a threfniadau llywodraethu mewnol y cleient, er bod amrywiadau i’r broses dendro a all barhau i gyflawni’r lefel angenrheidiol o gystadleuaeth a thryloywder.

Mae yna ychydig o gamau yn y broses sy’n cynnwys:

• Llunio dogfennau tendro – cynlluniau a lluniadau, manylebau ac amodau contract, y cyfan yn cael eu coladu mewn Dogfen Gofynion Cyflogwr
• Llwybrau – tendrau a drafodwyd neu dendrau cystadleuol
• Trefn dychwelyd tendrau – dyddiadau, fformat, gwybodaeth ategol
• Cydbwysedd cost ac ansawdd – efallai y byddai’n well gan y cleient ddyfarnu’r contract adeiladu yn seiliedig ar gyfuniad addas o gost y tendr a chyflwyniad ansoddol ynghylch y dull o ymdrin â’r gwaith, buddion cymunedol a hanes profedig. Gallai hyn olygu nad yw’r tendr cyffredinol yn cael ei dderbyn fel y tendr pris isaf. Dyma’r Tendr Mwyaf Manteisiol yn Economaidd sy’n cyfuno cost ac ansawdd i benderfynu ar y dewis terfynol o gontractwr a bydd angen ei nodi yn y broses gwahodd tendrau a chadarnhau ei fod yn dderbyniol i ddarpar gyllidwyr

Ar wahân i’r ymarfer gweinyddol o goladu dogfennau tendro a chychwyn ymarfer tendro, mae rhai ystyriaethau pellach y mae angen eu gwneud ynghylch y broses dendro gan gynnwys:

• Rheoliadau caffael – gofynion cleientiaid mewnol a chyllidwyr allanol
• Amser – caniatáu digon o amser i baratoi dogfennau ac ar gyfer y cyfnod tendro ei hun i sicrhau prisiau cadarn
• Nifer y contractwyr i’w gwahodd i dendro
• Cost ac adnoddau i gleientiaid a chontractwyr tendro
• Natur a chymhlethdod y cynllun
• Gofynion cyllidwyr

P’un a gaiff tendrau eu dychwelyd ar ffurf electronig neu ffurflenni papur ysgrifenedig, bydd angen sicrhau yn ystod y cyfnod tendro yr ymatebir i bob ymholiad gan gontractwyr yn brydlon a bod gwybodaeth yn cael ei chyfleu’n agored ac yn dryloyw. Mae hyn yn cynnwys ymholiadau technegol ac a yw’r cleient yn bwriadu ymestyn y cyfnod tendro. Yn ogystal, ym mha bynnag fformat y dychwelir tendrau, dylid ailgodio’r cyflwyniadau gyda’r amser a’r dyddiad a’u cadw’n ddiogel a heb eu hagor tan ar ôl i’r dyddiad cau ar gyfer dychwelyd tendrau fynd heibio. Dylid gwneud trefniadau ymlaen llaw i agor y tendrau yn brydlon ar ôl y dyddiad cau ar gyfer dychwelyd yn unol â gofynion llywodraethu’r cleient a bod unrhyw dendrau a dderbynnir ar ôl y dyddiad cau yn cael eu hanghymhwyso.

Ar agor tendrau mae proses o asesu tendrau, adolygu, cymeradwyo a derbyn yn dilyn sy’n cynnwys ystyried y canlynol gyda’r nod o gyrraedd statws ‘tendr a ffefrir’ y gellir ei ddwyn ymlaen ar gyfer cymeradwyo a dyfarnu’r contract adeiladu:

• Asesiad tendro – cywirdeb, gwiriadau rhifyddol, cyflawnrwydd, cymhariaeth
• Cymwysterau tendro
• Statws a gallu contractwr
• Rhaglennu a mobileiddio
• Dogfennau Iechyd a Diogelwch
• Cyd-drafod ar ôl tendro (os oes angen)
• Llunio adroddiad tendro
• Ailedrych ar y model hyfywedd ariannol gan ddychwelyd tendrau
• Cymmeradwyaeth – cyllidwyr, llywodraethu mewnol

Ar y pwynt hwn o ddyfarnu’r adeilad y daw cam cyn-gontract y broses ddatblygu i ben a’r cam ôl-gontract yn cychwyn.

Mae dyfarnu contract adeiladu yn bwynt allweddol wrth ddwyn ynghyd yr holl weithgareddau o fewn y cyn-gontract gan arwain at gaffael y gwaith adeiladu drwy broses dendro a’r ymrwymiad terfynol i ddechrau’r cyfnod adeiladu. Dyma’r un gyfres o ddigwyddiadau a gweithgareddau p’un a yw’r cynllun TDAG yn adeilad newydd neu’n adnewyddu adeilad presennol.

Nodwedd allweddol contract adeiladu yw ei fod yn ffurfioli’r trefniadau a’r berthynas rhwng y cleient neu’r cyflogwr a’r contractwr o ran ‘beth, pryd a sut’ y cyfnod adeiladu yn ogystal â nodi’r telerau ac amodau ar gyfer adeiladu. gwaith, ac os oes angen, y mecanweithiau ar gyfer datrys anghydfod. Mae rhai o gydrannau allweddol y contract adeiladu yn cynnwys:

• Diffinio partïon i’r contract
• Sail talu am waith trwy daliadau interim fesul cam yn fisol
• Diffinio hyd y gwaith neu gyfnod y contract
• Amodau contract – cymalau cosb, yswiriant, bondiau perfformiad, cadw, cywiro neu reoli diffygion, datrys anghydfod, amrywiadau i amser a chost
• Lluniadau a manylebau cynllun
• Dogfen Gofyniad Cyflogwr
• Defnyddio Ffurfiau Safonol o Gontract, e.e. ‘JCT With Amendments’

Fel rhan o ddyfarnu’r contract, cynhelir cyfarfod cyn-cychwyn ffurfiol rhwng y partïon i’r contract adeiladu. Mae ganddo set ffurfiol o eitemau ar yr agenda lle mae dogfennaeth yn cael ei chyfnewid, trefniadau gweithredu o ddydd i ddydd yn cael eu cadarnhau, contractwyr yn cychwyn ar waith ac unrhyw ymholiadau yn cael sylw yn ogystal â sefydlu dyddiadur cyfarfodydd cynnydd yn ystod cyfnod y gwaith, fel arfer yn fisol. Yn olaf, yn y cyfarfod hwn y bydd y partïon yn llofnodi ac yn gweithredu’r contract adeiladu yn ffurfiol.

Mae rhai o’r eitemau a drafodwyd yn y cyfarfod cyn-cychwyn yn cynnwys:

• Meddiant safle y cytunwyd arno, dyddiadau cychwyn a chwblhau’r gwaith
• Rhaglen Meistr
• Rhagolwg Llif Arian Contractwyr
• Cyfarfodydd cynnydd safle misol a chyfathrebu
• Trefniadau talu dros dro
• Yswiriant a bondiau
• Gwarantau gan ddylunwyr
• Goruchwylio safle a rheoli personél allweddol
• Gwybodaeth sydd ei hangen ar y contractwr gan y cleient
• Cynllun buddion cymunedol
• Cyfathrebu cymunedol a chymdogaeth leol
• Manylion cyswllt mewn argyfwng a diogelwch y safle
• Iechyd a Diogelwch gan gynnwys hysbysiadau F10 (HSE)
• Rhyddhau amodau cynllunio a rheoliadau adeiladu cyn-cychwyn

Yn ystod y cam adeiladu, o fewn y rhaglen waith mae cyfres o is-gamau neu becynnau gwaith sy’n cael eu gweithio hyd at ddiwedd y gwaith adeiladu. Crynhoir y rhain fel a ganlyn:

• Clirio a pharatoi’r safle
• Is-strwythurau
• Uwch-strwythur
• Gwasanaethau
• Gosodiadau gwresogi a thrydanol
• Gosodion a ffitiadau
• Gwaith allanol
• Gorffeniadau
• Comisiynu

Unwaith eto, bydd y rhain yn amrywio yn ôl p’un a yw’r gwaith yn waith adeiladu newydd neu’n waith adnewyddu, ond caiff pob un ei ategu gan brosesau a phrotocolau rheoli safle a chontractwyr sy’n ymwneud ag iechyd a diogelwch, rhaglennu ac amserlennu, rheoli costau a rheoli ansawdd.

Yn anochel, yn ystod cyfnod y gwaith bydd amrywiadau, boed wedi’u cynllunio ar ran ceisiadau cleientiaid neu heb eu cynllunio oherwydd gwaith nas rhagwelwyd. Yn hyn o beth, mae’n bwysig bod mesurau a phrosesau addas yn eu lle i fonitro amrywiadau ac i sicrhau bod llofnodion, cymeradwyaethau a chaniatâd yn eu lle ar gyfer yr amrywiadau hyn ac i sicrhau bod cymeradwyaethau eraill yn eu lle o amgylch, gofynion cyfreithiol ac ariannol.

Mae’r rhain yn cynnwys:

• Cleient
• Gweinyddwr Contract/Rheolwr Prosiect
• Rheoliadau Adeiladu
• Yswiriant Gwarant Strwythurol, e.e. NHBC, LABC
• Mabwysiadu priffyrdd a draenio
• Rhyddhau amodau cynllunio
• Iechyd a Diogelwch